Аренда площадки для корпоратива и любого другого мероприятия — это не только про красоту зала и дату в календаре. Даже если место идеально подходит по атмосфере, одна неучтенная деталь может создать проблему на моменте подготовки или уже в день события. Чтобы этого избежать, важно заранее задать правильные вопросы.
1. Что входит в стоимость аренды?
Здесь стоит быть максимально конкретными. Узнайте, за что вы точно платите, а какие услуги оплачиваются отдельно. Например:
- включена ли в стоимость работа технического персонала, охраны, уборки;
- сколько стоят часы сверх оговоренного времени;
- оплачиваются ли подготовка и демонтаж техники отдельно или уже включены в стоимость.
Также стоит уточнить, есть ли в зале сценическое, световое и звуковое оборудование, и входит ли его использование в стоимость. Иногда аренда «пустой» площадки выглядит выгодно, если не считать аренду и доставку всей необходимой техники.
2. Какие документы и разрешения есть у площадки?
Если вы планируете мероприятие с массовым посещением, особенно с продажей билетов, важно проверить:
- есть ли у площадки разрешения на проведение массовых мероприятий;
- зарегистрированы ли они как билетный оператор или кассовый пункт;
- как организована продажа билетов: через их систему или стороннюю.
Уточните, сможете ли вы самостоятельно продавать билеты, и как организован контроль входа. Также стоит спросить, занимается ли площадка согласованием события с городскими структурами или эта часть полностью ложится на организатора.
3. Как организована логистика?
Значение этого момента часто недооценивают. Но логистика влияет на комфорт гостей, подрядчиков и всей команды. Спросите:
- есть ли удобные подъездные пути и парковка для транспорта, в том числе для разгрузки;
- есть ли грузовые лифты и отдельный вход для подрядчиков, если в помещении несколько этажей или площадка расположена высоко;
- как будет организован вход гостей, есть ли система навигации.
Если вы планируете монтировать сложные конструкции или перевозить тяжелое оборудование, обязательно проверьте грузоподъемность перекрытий, ширину дверных проемов и другие технические параметры.
4. Какие ограничения действуют на площадке?
Даже если площадка вам нравится, важно понять, что можно и нельзя. Особенно это касается:
- торговли на территории, например, можно ли организовать свою стойку, бар или стенд;
- размещения информации партнеров или спонсоров;
- проведения промо-активностей, конкурсов, дегустаций, фото-зон.
Если вы планируете работать со спонсорами, заранее уточните, сможете ли вы разместить их логотипы, зоны активации или рекламные материалы.
5. Сотрудничает ли площадка с кейтерингом и сколько там мебели?
Если планируется фуршет или банкет, нужно выяснить:
- есть ли у площадки собственный кейтеринг или они сотрудничают с конкретными компаниями;
- можно ли пригласить сторонний кейтеринг и на каких условиях;
- есть ли кухня или только точки выдачи блюд.
Также важно понять, какая мебель есть в наличии: столы, стулья, барные стойки, перегородки. Если чего-то не хватает, можно ли дозаказать это через площадку или придется везти самим.
Перед подписанием договора уточните все до мелочей
Поиск, выбор и, в конце, аренда площадок СПб складывается из множества деталей: технического оснащения, открытости к сотрудничеству и прозрачности условий. От этого зависит, насколько спокойно вы будете готовиться к мероприятию. Не стесняйтесь задавать вопросы — лучше заранее знать все нюансы, чем решать их в последний момент.
Подробнее о возможностях проведения мероприятий в клубе А2 читайте на официальном сайте — мы открыты к диалогу и честны в деталях.