Что нужно учесть при организации концерта на 3000+ человек: стоимость аренды концертных залов, продажа билетов и команда
Концерт на три тысячи человек — это уже не просто выступление, а полноценное масштабное событие. Здесь важно все: стоимость аренды концертных залов, как выстроена логистика, насколько надежна техника, кто занимается координацией команды, и готова ли площадка взять на себя часть ваших задач. Рассказываем, с чего начинать подготовку к крупному концерту и на что обратить внимание при выборе площадки.
Оцените свои реальные ресурсы
Первый шаг — трезво прикинуть, сколько зрителей вы готовы собрать. Это поможет не только определиться с залом, но и понять, какова будет экономика мероприятия: сколько стоит билет, каков общий бюджет, на чем можно сэкономить, а на чем — категорически нельзя.
При работе с большим залом особенно важны технические расходы: звуковое и световое оборудование, настройка сцены, гримерки, бэкстейдж-зона, безопасность и так далее. Чем масштабнее событие, тем детальнее должен быть план.
Продажа билетов и работа с кассами
Если планируется билетная модель, убедитесь, что площадка готова к этому технически. Есть ли у нее собственные кассы? Возможно ли продавать билеты онлайн через ее платформу? Какие условия по комиссии, кто контролирует учет и отчетность?
Важно заранее определить стоимость билетов, тираж, стратегию продаж и план продвижения. Решите, сколько билетов пойдет в онлайн-продажу, сколько — в офлайн, как будет организован контроль входа, и кто будет обрабатывать возвраты или замену билетов. Также стоит продумать, будет ли билет единым, с зонами или форматным делением — от этого зависит и логистика мероприятия, и комфорт зрителей.
Команда и ресурсы: кто с вами работает на месте
Большие концерты — это десятки людей, занятых на площадке: от звукорежиссеров и осветителей до охраны, уборки и службы гардероба. При бронировании зала обязательно узнайте:
Какие сотрудники включены в стоимость аренды?
Какие обязанности они берут на себя?
Сколько стоит дополнительный персонал?
Кто будет вашим куратором от площадки?
На концертах с большой аудиторией это критично, чтобы каждый знал свою зону ответственности, а коллектив действовал слаженно.
Дополнительные опции: кейтеринг, мебель, реклама
Вам нужно заранее продумать, какие форматы активностей вы хотите реализовать, что потребуется по логистике, кто будет отвечать за торговлю, оформление стендов и зону питания. Если у вас есть партнеры или спонсоры, стоит заранее согласовать с площадкой формат их присутствия. Уточните:
С какими кейтеринговыми службами работает площадка и в каком формате возможна подача питания;
Есть ли возможность торговой деятельности на площадке;
Разрешено ли размещение рекламы партнеров и спонсоров;
Обеспечена ли площадка мебелью или нужно заказывать дополнительно.
Удобные зоны для зрителей, продуманный мерч, партнерские активности — все это влияет на впечатление от события и на его коммерческую эффективность.
Большие концерты требуют больших решений
Для организации концерта на 3000 человек нужны четкое планирование, проверенные подрядчики и сильная площадка. И если вы хотите, чтобы все сработало без сбоев, выбирайте концертные залы Санкт-Петербурга, аренда которых закроет все эти потребности.
Клуб А2 — одна из самых профессиональных концертных площадок Санкт-Петербурга. У нас мощная техническая база, налаженные процессы, опытная команда и открытые условия сотрудничества. Подробности об аренде и возможностях клуба читайте на официальном сайте А2.