Аренда площадки для проведения мероприятия: чек-лист для организатора
Вы нашли площадку, которая вроде бы подходит под формат вашего мероприятия — классный зал, нужная вместимость, адекватная стоимость аренды. Хочется подписать договор и выдохнуть. Но не спешите: на этом этапе важно не упустить детали, которые потом могут стоить времени, денег и нервов.
Что важно узнать до подписания договора аренды
Многое скрыто в деталях: кто работает на вашем мероприятии, как устроена продажа билетов, можно ли проводить торговлю или размещать партнерские материалы. Уточняющие вопросы на старте помогут подписать договор аренды на действительно удобных для вас условиях.
1. Как будет организована продажа билетов?
Аренда площадки для мероприятия подразумевает под собой и продажу билетов на это самое мероприятие. Уточните, можно ли это делать через площадку, есть ли у нее собственные кассы или онлайн-система, на каких условиях идет реализация билетов. Иногда это платная услуга или процент от продаж, иногда — полноценная помощь со стороны площадки.
2. Какой персонал входит в аренду, а за кого доплачивать?
Не все, что кажется «включенным», действительно входит в стоимость. Узнайте, какие сотрудники работают на мероприятии в рамках базовой аренды: охрана, гардеробщик, технический персонал, а кого нужно привлекать дополнительно, сколько это стоит и какие задачи они выполняют.
3. Кто согласовывает мероприятие: вы или площадка?
Некоторые площадки берут на себя часть головной боли и помогают согласовать мероприятие в разрешительных органах. Другие — предлагают этим заняться организатору самостоятельно. Если вам важны сроки и порядок — уточните заранее, как именно строится процесс взаимодействия.
4. Мебель: сколько есть и можно ли дозаказать?
Для деловых и обучающих мероприятий важно понимать, чем именно располагает площадка: столы, стулья, подиумы, ширмы, барные стойки. Спросите, есть ли возможность дозаказать необходимое через площадку или придется везти свое? Также не забудьте уточнить, кто занимается расстановкой.
5. Кто организовывает питание гостей?
Планируете банкет, фуршет или кофе-брейк? Уточните, с какими кейтеринговыми сервисами сотрудничает площадка. Можно ли привезти свою команду или разрешено работать только с аккредитованными партнерами? Важно знать и в каком формате организуется питание: будет ли зона сервировки, официанты, доступ к кухне.
6. Как организована торговля?
Узнайте, разрешена ли организация собственной торговли, например, продажи мерча, сувениров или продукции партнеров. Это касается и спонсорских активностей: можно ли размещать бренд-зоны, стенды или проводить промо-розыгрыши? Также не лишним будет уточнить, можно ли разместить информацию о партнерах на площадке, в виде баннеров, листовок и видеороликов.
Выбирайте не просто площадку, а партнера
Даже если площадка нравится с первого взгляда, не поленитесь задать больше вопросов. Аренда площадки для проведения мероприятия — это не только стены и техника, но и понятные условия, гибкость, поддержка команды.
Если вы хотите работать с площадкой, где все продумано заранее — загляните на сайт клуба А2. Здесь вы найдете технически оснащенное пространство, понятные условия и команду, которая действительно вовлечена в процесс.